Documento técnico del producto
Especificaciones del sistema para clínicas estéticas
Bia reúne 15 áreas para la operación de clínicas estéticas: agenda, clientes, historial, operación, atención por WhatsApp y cobro de suscripciones en una aplicación web multiempresa.
Esta página describe contratos que pueden comprobarse en el código: qué resuelve cada área, qué integraciones requieren conexión y dónde terminan las promesas del producto. Es una referencia técnica, no una oferta paralela.
- 15 áreas reales descritas desde el producto
- Contenido público servido en el servidor, sin depender de JavaScript
- Aislamiento por clínica con sesión, filtros de tenant y RLS
- Integraciones externas con conexión y estado explícitos
Agenda online
La agenda organiza la semana por día, hora, servicio y profesional según la zona horaria de la clínica. Una cita puede crearse, reprogramarse, cancelarse, completarse o marcarse como ausencia.
Cada confirmación crea recordatorios de 24 y 2 horas. La lista de espera guarda cliente, servicio, profesional y período preferido para aprovechar un horario compatible.
Bandeja de WhatsApp
La bandeja reúne conversaciones, mensajes, archivos, contactos y estados de entrega. Las actualizaciones en tiempo real y el polling protegido evitan que una respuesta antigua reemplace una conversación reciente.
El equipo puede tomar una conversación, devolverla a la IA, responder y consultar el historial sin cambiar de herramienta.
Clientes y CRM
El área de clientes permite buscar, editar, importar, exportar y fusionar duplicados con confirmación reforzada. Origen, etapa e historial siguen la relación sin confundir CRM con historial clínico.
Paquetes, puntos, indicaciones, fotos clínicas y atenciones permanecen vinculados a la cliente correcta.
Anamnesis e historial clínico
La anamnesis crea modelos con secciones, preguntas, consentimiento, campos sensibles y versiones publicadas inmutables. La clínica genera un enlace temporal, recibe la ficha, revisa el vínculo y puede exportar un PDF auditado.
El historial clínico acompaña la atención en el tiempo: notas, términos, alergias, productos usados y fotos clínicas quedan registrados. Son flujos conectados con finalidades distintas.
Servicios, paquetes y sesiones
El catálogo registra duración, precio y estado de cada servicio, además de promociones con vigencia en la zona horaria de la clínica. Los paquetes agrupan sesiones y planes mensuales con saldo controlado.
La ficha de la cliente muestra venta, saldo y cada uso; repetir la misma operación no debe consumir dos veces una sesión.
Productos y punto de venta
El punto de venta monta el carrito, vincula cliente y profesional, registra el pago y completa la venta. El catálogo controla precio, coste, stock mínimo, vencimiento y activación.
Los indicadores de venta y margen conservan el historial de cancelación sin separar artificialmente productos e inventario para buscadores.
Inventario e insumos
Los insumos usan unidades normalizadas y se asocian a la ficha técnica de cada servicio. La receta indica cuánto material se usa al completar una atención.
El inventario muestra cantidades y reposición; la lista de compras nace del consumo operativo, no de un número inventado en la página pública.
Profesionales y recursos
La clínica registra al equipo, define disponibilidad semanal y relaciona cada profesional con sus servicios. Los bloqueos pueden afectar a una persona o a toda la agenda.
Salas y equipos entran como recursos para organizar capacidad, horario y atención en un mismo lugar.
Comisiones y objetivos
Los servicios completados y productos vendidos forman los ingresos atribuidos a cada profesional. El informe separa ambas bases, aplica porcentajes configurados y sigue el objetivo mensual.
Antes del cierre hay una vista previa. Después, porcentajes y valores quedan congelados en un snapshot inmutable para la revisión del pago.
Control financiero
Finanzas separa caja diario, cuentas por pagar e informe mensual. Ingresos, gastos, filtros, pagos y cancelaciones siguen identificables en vez de convertirse solo en un saldo.
El estado de resultados y el flujo mensual respetan el período y la zona horaria de la clínica; el cierre registra lo revisado.
Automatización de marketing
Las campañas parten de segmentos y de una vista previa de la audiencia. La clínica elige el contenido, programa la ejecución y sigue el progreso de los jobs reales.
Los modelos estacionales ayudan a empezar, pero continúan los límites de WhatsApp y los controles contra envíos masivos inseguros.
Avisos operativos
Cuando la secretaria o la plataforma necesita una persona, el aviso aparece con gravedad y estado. El equipo puede marcarlo como visto, resolverlo o seguir la acción necesaria.
Un fallo de actualización no simula una lista vacía: la pantalla diferencia el último estado completado de lo que aún no se confirmó.
Secretaria con IA
La pantalla de la secretaria muestra la instancia activa, el idioma de WhatsApp y las versiones de configuración. La clínica prueba, publica, pausa y puede volver a una versión anterior.
La IA no elimina el control humano: las conversaciones pueden tomarse en la bandeja y la publicación ocurre después de la revisión.
Planes y suscripción
La suscripción muestra estado, consumo de respuestas, período, moneda, facturas y operaciones de cobro. Upgrade, paquetes extra, portal de pago y cancelación usan el mismo estado del servidor.
Las condiciones comerciales siguen viniendo de la configuración mostrada al registrarse; esta página no fija una oferta paralela.
Configuración y seguridad
La configuración reúne zona horaria, políticas de agenda y recordatorios, Google Calendar y controles contra el bloqueo de WhatsApp. Sesiones, MFA, equipo y lista de bloqueo viven en la misma área.
Estas decisiones cambian otras pantallas; son utilidades del producto y no una página SEO independiente.
Integraciones y contratos externos
La atención de WhatsApp usa un adaptador configurable: cuando Evolution API está configurada, mensajes, archivos, estados de entrega y handoff siguen ese contrato. Un circuito abierto, un opt-out o un bloqueo detiene el envío cuando la protección lo requiere; no prometemos entregas fuera del proveedor.
Google Calendar ofrece conexión, estado, desconexión y sincronización bajo demanda. La autorización puede caducar o revocarse y entonces la clínica debe reconectar. La facturación de la suscripción acepta los proveedores previstos en el backend, como Stripe y Asaas; los medios de pago del punto de venta son otra frontera.
Aislamiento entre clínicas y seguridad
Las operaciones autenticadas llevan el tenant de la sesión. La API combina filtros explícitos por tenant_id con Row-Level Security, y el código comprueba la propiedad del registro antes de modificar clientes, ventas, paquetes o historiales clínicos.
La página pública nunca lee datos de una clínica. Historiales, formularios, conversaciones, contactos, facturas e informes permanecen detrás de autenticación; aquí se documenta el comportamiento, no se exponen registros reales.
Lo que el sistema no hace
Los límites publicados evitan una compra mal encajada y dejan claro qué depende todavía de la operación humana o de una evolución del producto.
- No existe estado persistente de RSVP: los recordatorios de 24 y 2 horas no significan que la clienta respondió a la confirmación.
- No sustituye la contabilidad fiscal, la conciliación bancaria, las nóminas ni las obligaciones tributarias.
- La entrega de WhatsApp depende de Evolution y de la configuración del proveedor; no prometemos entrega garantizada ni eliminar bloqueos.
- Google Calendar no se sincroniza sin autorización: una conexión revocada o caducada exige reconexión.
- No existe reserva pública ilimitada fuera de las reglas de disponibilidad, servicio, profesional y conflicto de la clínica.
- El precio, plan y condiciones comerciales proceden de la configuración de cobro en runtime; esta página no congela una oferta.
- No hay testimonios, casos de éxito ni cifras de clientes inventados para completar la prueba social.
- Los datos clínicos no se publican aquí y no deben colocarse en URLs, enlaces ni texto público.
Preguntas técnicas
Preguntas frecuentes sobre la arquitectura pública
¿Cómo se aíslan los datos de clínicas diferentes?
La sesión identifica el tenant y la API aplica filtros explícitos por tenant_id junto con Row-Level Security; la página pública no expone registros de clínicas.
¿Qué integraciones existen hoy?
El código incluye un adaptador de WhatsApp para Evolution API, conexión con Google Calendar y cobro de suscripciones con proveedores configurados, incluidos Stripe y Asaas.
¿El sistema guarda la respuesta de confirmación de la clienta?
No. Envía recordatorios de 24 y 2 horas, pero no persiste el estado de RSVP; es un límite documentado, no una promesa.
¿Bia garantiza la entrega de mensajes de WhatsApp?
No. La entrega depende del proveedor y de los controles de opt-out, bloqueo y circuito; Bia no promete eliminar fallos ni bloqueos externos.
¿Bia sustituye un sistema contable o fiscal?
No. Finanzas organiza caja, cuentas, cierre e informes operativos, pero no sustituye la contabilidad fiscal, la conciliación bancaria ni las nóminas.
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