Guía para la operación de la clínica
¿Cómo confirmar citas automáticamente?
Usa hasta cinco plazos de recordatorio elegidos por la clínica (como 72 h, 48 h, 24 h, 3 h, 2 h o 1 h), con texto claro, horario silencioso y controles de elegibilidad; Bia avisa a la clienta, pero todavía no guarda un RSVP persistente.
Confirmar una cita no consiste solamente en enviar un mensaje. La dueña de la clínica necesita saber qué cita está involucrada, cuándo debe salir el aviso, qué canal puede recibirlo y qué hará el equipo si la clienta responde, cancela o permanece en silencio. Bia programa hasta cinco plazos elegidos por la clínica, cancela trabajos antiguos cuando cambia la hora y evita enviar a contactos no elegibles. Esta guía convierte esos comportamientos reales en una rutina práctica. No llama aceptación a un recordatorio, no inventa una tasa de respuesta ni promete un botón público de confirmación que el producto todavía no ofrece.
- Hasta cinco plazos de recordatorio elegidos en la configuración
- Una clave idempotente evita crear dos veces el mismo trabajo
- Plantilla editable con servicio, fecha y hora de la cita
- Horario silencioso, opt-out y bloqueo se comprueban antes del envío
- Cancelación y reprogramación detienen mensajes de la hora antigua
- Límite explícito: un aviso enviado no es un RSVP persistente
1. Define qué llama confirmación tu equipo
Antes de automatizar, separa tres hechos: la cita fue creada, la clienta recibió un aviso y la clienta respondió que asistirá. No son lo mismo. En la agenda de Bia, `confirmed` describe una cita activa que usan informes, disponibilidad y NPS; no es una columna con la respuesta de la clienta. Si el equipo llama RSVP a todo estado confirmado, el panel parecerá más seguro de lo que permiten los datos.
Escribe la regla de la clínica en una frase que la recepción pueda repetir. Por ejemplo: un mensaje recuerda la hora e invita a la clienta a pedir cancelación o cambio; el equipo sigue siendo responsable de tratar la respuesta. Un “sí”, un “no puedo” y ningún mensaje necesitan acciones diferentes. La automatización organiza el primer contacto, pero no decide sola si la camilla estará ocupada.
Esta diferencia también evita un atajo peligroso en la base de datos. El campo `status` ya significa cita activa y lo usan constraints y rutinas antiguas. Reutilizarlo para guardar “aceptó”, “rechazó” o “sin respuesta” rompería informes sin avisar. La necesidad de un estado separado de RSVP está registrada como oportunidad OPP-001, fuera de esta guía y de esta etapa.
- Un aviso no demuestra que la clienta respondió.
- Una respuesta aún requiere una acción en la agenda.
- El RSVP persistente es una carencia, no una promesa de venta.
2. Registra los datos que realmente usa el recordatorio
Un mensaje útil comienza con una cita completa. El flujo conoce clienta, servicio, profesional, inicio y fin, además de la zona horaria de la clínica. La agenda también puede usar una sala o un equipo para comprobar disponibilidad. Antes de activar una cadencia, confirma la hora, un canal válido y el servicio que la recepción espera prestar.
El backend prepara el trabajo desde la cita confirmada y la configuración de la clínica. Los jobs nuevos usan el tipo `reminder` y guardan el plazo en horas, además de una clave de idempotencia que evita duplicados cuando se repite la operación; los jobs antiguos de 24 h/2 h siguen reconocidos durante la compatibilidad. Eso no elimina la revisión humana: un trabajo puede omitirse porque pasó la hora, porque cae en horario silencioso o porque la cita cambió de estado.
Usa la plantilla para orientar la respuesta, no para recopilar información clínica. El texto puede mostrar servicio, fecha, hora y canal de contacto. No pongas historial, alergia, diagnóstico, contraseña u otro dato sensible en una página pública ni en un mensaje que no lo necesita. Cuando haya duda, conserva solamente lo que permite localizar la cita.
- Comprueba clienta, servicio, profesional, inicio, fin y zona horaria.
- Repetir una operación no debe crear trabajos duplicados.
- Mantén el mensaje en el contexto de la agenda, no de la historia clínica.
3. Elige los plazos de los recordatorios
La configuración permite elegir hasta cinco plazos entre 72 h, 48 h, 24 h, 3 h, 2 h y 1 h. Puedes combinar los plazos o desactivarlos todos. La decisión debe coincidir con la rutina y con la capacidad del equipo para leer respuestas, no con una promesa de que más mensajes siempre producen más asistencia. El producto no publica un porcentaje universal de conversión.
Cuando se crea o reprograma una cita confirmada, el servicio calcula las horas futuras y pone en cola solamente los tipos activos. Si el objetivo ya pasó, el trabajo queda omitido; si la política horaria no permite enviar, el estado registra la supresión. La clave contiene cita, hora y tipo, por lo que repetir la creación no debería enviar dos copias.
Comienza con una política que la clínica pueda seguir. Un plazo de 72 h o 24 h da más tiempo para reorganizar; uno de 3 h, 2 h o 1 h necesita a alguien disponible para leer la respuesta. Compara semanas con la misma configuración y anota el cambio antes de interpretar el resultado.
- Elige hasta cinco plazos o desactívalos todos según la rutina.
- Compara periodos con la misma política de envío.
- El volumen de mensajes no es una meta de asistencia.
4. Escribe una solicitud clara, no una promesa
La plantilla configurable debe mostrar tres cosas: qué cita está prevista, cuándo ocurre y cómo puede la clienta pedir ayuda. Una frase breve reduce respuestas al número equivocado. Di que el equipo puede cancelar o reprogramar por el canal disponible, pero no ofrezcas autoservicio si ese recorrido público no existe en la aplicación.
El mensaje puede invitar a responder “sí” o pedir un cambio, pero el equipo debe revisar el canal y operar la agenda con su flujo propio. Bia tiene acciones separadas para reprogramar, cancelar, completar y registrar una ausencia; una respuesta de WhatsApp no mueve automáticamente la cita. Nombrar este límite evita que la recepción espere una actualización que nunca llegará.
Revisa el texto con una pregunta operativa: ¿alguien que solo lea este mensaje sabrá qué hacer después? Quita urgencia artificial, garantía de hueco y resultados sin fuente. Si la clínica tiene una política de señal o penalización, debe coincidir con los Términos y con el procedimiento real; esta guía no inventa cobros ni convierte un recordatorio en aceptación legal.
- Muestra servicio, fecha, hora y canal de respuesta.
- Invitar a responder no cambia la agenda por sí solo.
- No prometas autoservicio, disponibilidad o resultados inexistentes.
5. Respeta horario silencioso y elegibilidad
Una cita puede estar correcta y aun así no ser momento de enviar. La configuración guarda inicio y fin del horario silencioso en la zona horaria de la clínica. El procesamiento comprueba la hora antes de entregar y registra cuándo suprime el trabajo. Así protege la experiencia de la clienta y ofrece al equipo una razón verificable para no insistir fuera de hora.
La elegibilidad se comprueba otra vez cerca del envío. Opt-out, bloqueo, teléfono ausente o una cita que dejó de estar confirmada pueden impedir la entrega. La agenda distingue pendiente, enviado, suprimido por horario silencioso, omitido por estar vencido y cancelado por reprogramación o cancelación. Una lista sin mensajes no significa automáticamente que el servidor falló.
Cuando no llega un recordatorio, revisa primero el estado del trabajo, los plazos configurados, la zona horaria, el horario silencioso y el canal conectado. Solo después investiga un fallo del proveedor. Repetir el envío sin entender el estado puede duplicar el contacto o violar un opt-out. Registra la excepción y pásala a una persona cuando la operación necesite criterio.
- Lee el estado del trabajo antes de enviar otra vez.
- Opt-out y bloqueo están por encima de la cadencia automática.
- El horario silencioso es una política, no un error de entrega.
6. Trata cancelación y reprogramación como hechos nuevos
Una cita que cambia de hora no debe seguir recibiendo el recordatorio antiguo. El flujo de reprogramación comprueba anticipación, disponibilidad y conflictos, actualiza la fecha e incrementa el contador. Después marca como cancelados por reprogramación los trabajos pendientes de la hora anterior, mientras la nueva cita calcula los recordatorios permitidos.
Al cancelar, la operación escribe su propio estado, guarda un motivo cuando se informa, cancela trabajos pendientes y puede iniciar una oferta compatible de la lista de espera. Es distinto de registrar una ausencia después de la hora de inicio. Elige el hecho correcto para que agenda, informes y mensajes antiguos no cuenten dos veces la misma situación.
El producto aplica un límite de reprogramaciones cuando la configuración define uno; no transforma una conversación en confirmación automática. Si la clienta pide otro día, el equipo elige una hora disponible y guarda el cambio. Sin RSVP persistente, el texto público debe decirlo aunque el mensaje use “confirmar” como invitación.
- La reprogramación cancela trabajos antiguos y calcula nuevos.
- Cancelación y ausencia son estados operativos distintos.
- Una respuesta de WhatsApp todavía exige acción del equipo.
7. Comprueba qué ocurrió en la agenda
La confirmación automática solo sirve si el equipo puede explicar qué pasó después. En la agenda, revisa la cita, sus recordatorios y el estado actual antes de cambiar algo. La interfaz traduce el plazo de cada recordatorio y distingue pendiente, enviado, fallo, supresión y cancelación. Esa traza es mejor que confiar en una bandeja de salida sin contexto.
Al cerrar el día, separa citas completadas, cancelaciones, reprogramaciones y ausencias. Una ausencia solo puede marcarse después del inicio y cuando la cita confirmada no fue completada; la acción cancela trabajos pendientes y registra auditoría. Una clienta que respondió “sí” por WhatsApp sigue apareciendo como confirmada porque el sistema no tiene un campo separado para guardar esa respuesta.
Elige una medida reproducible: citas confirmadas, avisos enviados, cancelaciones comunicadas y ausencias registradas. Declara denominador, intervalo y zona horaria. No compares una semana con una política de hasta cinco plazos con otra en la que el equipo desactivó la cadencia. El historial ayuda a aprender, pero una muestra pequeña no prueba un resultado.
- Usa juntos el estado del trabajo y el de la cita.
- Separa conclusión, cancelación, reprogramación y ausencia.
- Declara regla, periodo y zona horaria de cada métrica.
8. Termina con revisión humana y límites honestos
Una rutina sencilla tiene tres momentos. Al abrir el día, la secretaria revisa horas, conflictos, bloqueos y citas confirmadas. Antes de cada ventana de envío, comprueba configuración y excepciones. Después de las citas, clasifica completada, cancelada, reprogramada o perdida. La automatización quita repetición; el equipo conserva la decisión que el código no puede inferir.
Si la clínica necesita saber quién respondió, aceptar un “sí” con un clic, ofrecer autoagendamiento o calcular una tasa de confirmación, registra esa necesidad como trabajo de producto. No cambies el significado de `status`, no prometas la función y no recojas una respuesta clínica en un campo improvisado. Una oportunidad bien descrita es más segura que vender una capacidad inexistente.
Bia ofrece recordatorios configurables, trabajos idempotentes, controles de elegibilidad, cancelación, reprogramación y estados visibles. No garantiza que una clienta leyó, respondió o asistirá. La dueña puede probar con sus propios horarios y comparar datos reales, pero debe mantener la revisión humana hasta que exista un contrato de RSVP separado, con migración, aislamiento y pruebas propias.
- La automatización organiza señales; no garantiza asistencia.
- La carencia de RSVP queda registrada, nunca oculta.
- La revisión humana cierra el ciclo de cada cita.
Lo que hace esta guía — y lo que no promete
Explica los recordatorios y estados que ya existen en Bia. No inventa RSVP persistente, porcentaje de confirmación, autoagendamiento, testimonios ni garantía de asistencia.
- Bia programa hasta cinco plazos de recordatorio elegidos por la clínica, pero todavía no guarda la respuesta de confirmación de la clienta.
- `status = confirmed` significa cita activa usada por informes y constraints antiguos; no es RSVP.
- El envío depende de configuración, zona horaria, horario silencioso, opt-out, bloqueo, teléfono y proveedor conectado.
- Cancelación y reprogramación detienen trabajos antiguos, pero una respuesta de WhatsApp no mueve la cita sola.
- Ninguna métrica de esta guía garantiza resultados financieros, clínicos o de asistencia.
Preguntas frecuentes
Dudas sobre confirmación y recordatorios
¿Bia confirma la cita por sí sola?
Programa hasta cinco plazos elegidos por la clínica y comprueba la elegibilidad antes del envío. Hoy el producto no persiste un RSVP para saber si la clienta respondió o aceptó.
¿Puedo usar solamente un plazo?
Sí. La configuración permite elegir cualquier combinación de hasta cinco plazos entre 72 h, 48 h, 24 h, 3 h, 2 h y 1 h, o desactivarlos todos. Compara resultados solo entre periodos con la misma política y zona horaria.
¿Qué ocurre cuando la clienta pide reprogramar?
El equipo elige una hora disponible y usa el flujo de reprogramación. Los trabajos pendientes de la hora anterior se cancelan y la nueva cita calcula los recordatorios otra vez.
¿Por qué no se envió un recordatorio?
Revisa estado del trabajo, hora, horario silencioso, configuración, opt-out, bloqueo, teléfono y conexión del proveedor. Un trabajo omitido o suprimido no es necesariamente un fallo.
¿Cómo mido si los recordatorios ayudan?
Define periodo, zona horaria, denominador y estados incluidos. Separa ausencias, cancelaciones, reprogramaciones y conclusiones; un mensaje enviado no debe contar como asistencia.
Prueba la rutina con tus propios horarios
Crea una cuenta, configura los recordatorios y observa la diferencia entre aviso, respuesta y estado real de la agenda.
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