Guia de estoque para procedimentos
Como controlar o estoque de insumos na estética?
Controle o estoque cadastrando cada insumo com unidade, saldo e mínimo, ligando a ficha técnica ao serviço e deixando a conclusão do atendimento baixar a quantidade exata; a lista de compras calcula o faltante, mas a compra continua com a equipe.
O estoque de uma clínica de estética não é apenas uma lista de frascos. Ele precisa explicar qual material entra em cada serviço, quanto ainda existe antes do próximo atendimento e o que merece reposição. A Bia mantém insumos separados dos produtos vendidos no PDV, registra quantidades como milésimos inteiros e liga uma ficha técnica a cada serviço ativo. Quando um atendimento confirmado é concluído, o servidor verifica a receita, impede saldo negativo e registra o que foi consumido. Este guia transforma esse fluxo real em uma rotina de conferência. Ele não inventa fornecedor, pedido, pagamento ou custo do procedimento.
- Insumos de procedimento separados do catálogo de produtos
- Unidade, saldo atual e mínimo configurados por clínica
- Ficha técnica com quantidade exata por serviço ativo
- Baixa atômica na conclusão, sem saldo negativo ou baixa parcial
- Lista de compras com o faltante até o mínimo
- Aviso de estoque baixo deduplicado e auditado
1. Separe o insumo do produto que a clínica vende
Comece definindo o que a equipe quer acompanhar. Um produto do PDV tem catálogo, preço, custo, código de barras e estoque próprio porque pode ser vendido à cliente. Um insumo é o material que entra na execução de um serviço: a ficha técnica diz quanto dele é usado quando o atendimento termina. Misturar os dois transforma uma venda de sérum em consumo de procedimento e torna o saldo impossível de explicar.
No módulo de insumos, o cadastro guarda nome, unidade, saldo em milésimos, mínimo e estado ativo. A tela não precisa adivinhar se um frasco é produto ou material; a dona escolhe o tipo de registro e mantém a finalidade estável. A página de produtos segue outra rota e outra permissão. Essa separação também evita que uma alteração comercial no catálogo mude silenciosamente a receita de um procedimento.
Faça um inventário inicial com a equipe e registre apenas o que será usado nos serviços que a clínica realmente executa. A Bia não faz contagem física, não busca lote em fornecedor e não transforma um nome parecido em material equivalente. Se a embalagem mudar, confira a unidade e a ficha antes de editar o saldo. O sistema organiza o fato informado; a conferência do armário continua sendo uma tarefa humana.
- Produto vendido e insumo consumido têm cadastros diferentes.
- O estoque pertence à clínica e não é compartilhado entre tenants.
- Conferência inicial e equivalência de materiais continuam com a equipe.
2. Cadastre unidade, saldo e estoque mínimo
Cada insumo precisa de uma unidade que a equipe consiga repetir: ml, g, unidade ou outra descrição usada pela própria clínica. A tela aceita a quantidade com até três casas decimais e converte a entrada para milésimos inteiros antes de enviar. Assim, 1,25 da unidade escolhida vira 1.250 no contrato, sem depender de arredondamento de ponto flutuante para decidir se o material cabe no atendimento.
O saldo atual é o que a clínica conferiu, e o mínimo é o ponto em que ela quer ser avisada. Mínimo zero significa que não há aviso automático para aquele cadastro. Quantidades negativas, uma ficha com quantidade zero e valores que não cabem no inteiro seguro são rejeitados. A API repete as validações no servidor; a mensagem mostrada na tela não é a única barreira.
Ao criar ou editar, o serviço exige a capacidade de insumos, mantém o tenant da sessão e grava auditoria com nome, unidade, saldo, mínimo e estado. Um nome duplicado não cria uma segunda linha silenciosa. Se o material deixou de ser usado, ele pode ser desativado quando não estiver ligado a uma ficha técnica. Desativar não apaga o histórico nem finge que a clínica nunca consumiu aquele insumo.
- Até três casas decimais na entrada; cálculo inteiro em milésimos.
- Mínimo zero significa sem alerta de estoque baixo.
- Criação, edição e desativação passam pelo contrato e pela auditoria.
3. Monte uma ficha técnica por serviço ativo
Depois do cadastro, abra cada serviço ativo e escolha os insumos usados em uma conclusão. A ficha técnica guarda a relação entre serviço e material e a quantidade por atendimento. Ela não é uma nota solta no nome do procedimento: a API devolve a receita, permite substituir o conjunto inteiro e registra antes e depois para a equipe entender o que mudou.
O mesmo insumo não pode aparecer duas vezes na mesma ficha. A troca confirma que o serviço pertence à clínica e que todos os materiais escolhidos são ativos e pertencem ao mesmo tenant. Se um material foi desativado, retire-o da receita antes de desativá-lo; a tentativa de esconder um item ainda usado retorna conflito para não deixar um serviço sem explicação de consumo.
Use a unidade do cadastro ao informar a quantidade por serviço e revise a receita quando o procedimento mudar. A aplicação aceita somente quantidade positiva no editor; ela não converte ml em g nem presume que duas embalagens têm a mesma concentração. Se um serviço não tem ficha, a conclusão não tem material para baixar. Essa é uma decisão de configuração, não uma autorização para estimar consumo.
- Uma ficha técnica descreve uma quantidade por serviço.
- Itens duplicados, inexistentes ou desativados são recusados.
- A unidade é uma escolha da clínica; não há conversão automática entre unidades.
4. Use o mínimo para transformar saldo em uma lista de compras
A aba de compras reúne os insumos ativos cujo saldo está abaixo do mínimo configurado. Para cada item, a API calcula o faltante como mínimo menos saldo e a tela mostra a unidade junto do valor. A lista muda quando a equipe corrige o cadastro ou quando um atendimento consome material; ela não é uma previsão de demanda e não conhece uma data de entrega do fornecedor.
O aviso de estoque baixo usa uma chave por insumo e não cria uma notificação nova a cada carregamento. Quando o saldo deixa de estar abaixo do mínimo, o serviço resolve o aviso aberto ou reconhecido. Isso permite que a central mostre uma pendência real sem contar o mesmo frasco dez vezes. O estado do aviso é operacional, não uma garantia de que alguém já comprou o item.
Leia a lista junto com a contagem física. Um mínimo alto demais gera trabalho desnecessário; um mínimo baixo demais pode deixar a equipe sem material entre duas compras. A Bia apresenta o cálculo e preserva a auditoria, mas não escolhe fornecedor, cria pedido, negocia preço ou marca uma compra como paga. Registrar essa fronteira evita que uma lista de reposição seja vendida como abastecimento automático.
- Faltante calculado: mínimo configurado menos saldo atual.
- Avisos são deduplicados e resolvidos quando o saldo se recupera.
- Fornecedor, pedido, prazo e pagamento não fazem parte desta lista.
5. Deixe a conclusão consumir a ficha técnica uma vez
A baixa não acontece quando a cliente agenda nem quando alguém abre a tela. O atendimento precisa estar confirmado e ter passado do horário de início. Na conclusão, o servidor carrega o serviço, trava a receita, busca o saldo atual e verifica todos os materiais antes de alterar qualquer linha. Se um único insumo não for suficiente, a operação para com conflito de estoque insuficiente.
A conclusão do atendimento consome os insumos configurados na ficha técnica dentro da mesma operação.
A baixa, a marcação de `completedAt`, o evento de atendimento concluído e a auditoria ficam na mesma transação. Um bloqueio por serviço e locks nas linhas de insumo protegem duas conclusões concorrentes. A operação calcula o restante em milésimos, atualiza cada material e sincroniza o aviso de baixo estoque. Não existe uma baixa parcial para deixar o atendimento aparentemente concluído.
- Somente atendimento confirmado e iniciado pode consumir.
- A receita inteira é verificada antes da primeira atualização.
- Evento, auditoria e saldo fazem parte da mesma operação transacional.
6. Trate falta, desativação e repetição como estados distintos
Estoque insuficiente não é um aviso decorativo. A API devolve o código `INSUFFICIENT_SUPPLY` com material, unidade, saldo disponível e quantidade necessária, e a conclusão não avança. A equipe pode ajustar a contagem, revisar a ficha ou decidir não realizar o serviço; não deve reduzir o saldo para forçar um sucesso. Se um material da receita estiver inativo, o código `INACTIVE_SUPPLY` pede correção antes da conclusão.
Uma tentativa repetida depois de um atendimento já concluído devolve o registro com `alreadyCompleted: true` e uma lista de consumidos vazia. Isso protege o saldo quando a pessoa atualiza a tela ou clica duas vezes. O campo `status` do agendamento mantém o contrato antigo; `completedAt` é o marcador de conclusão e não deve ser substituído por outro estado inventado para representar estoque.
Desativar um insumo ligado a uma ficha também é recusado até que a relação seja retirada. Essa regra preserva a explicação do histórico e impede que o próximo atendimento falhe só porque o cadastro foi escondido. Ajustes de quantidade e receita ficam auditados. Se a clínica precisa de lote, validade, substituição equivalente ou estorno de consumo, isso é uma decisão de produto que não cabe nesta página.
- Falta de saldo interrompe sem baixa parcial.
- Repetição de conclusão não consome uma segunda vez.
- Insumo em uso não pode ser desativado silenciosamente.
7. Faça a reposição manual depois de conferir a lista
A lista de compras é o ponto de partida da decisão da dona. Confira o armário, confirme a unidade e escolha como a clínica registra a compra fora da Bia. Depois de receber material, atualize o saldo conferido; o aviso deixa de ser pendência quando a quantidade alcança o mínimo. Não marque uma diferença calculada como entrada antes de o produto existir fisicamente.
O módulo não mantém fornecedor, lote, validade, nota fiscal, custo de aquisição ou ordem de compra. Ele também não calcula automaticamente o custo do procedimento nem envia dinheiro. Produtos vendidos no PDV seguem o catálogo de produtos e seus próprios campos de preço e estoque. Escrever uma página que promete compras integradas confundiria duas intenções e criaria uma objeção na primeira conferência.
Para uma rotina semanal, escolha um dia para contar os materiais, revisar os mínimos e olhar as notificações abertas. Registre a pessoa responsável pela correção e compare a alteração com o consumo dos atendimentos concluídos. A auditoria ajuda a explicar o que mudou, mas não substitui a nota fiscal ou a contagem física. Quando a equipe encontrar uma necessidade maior, registre-a como oportunidade de produto em vez de escondê-la no texto comercial.
- Atualize o saldo somente depois da conferência física.
- Fornecedor, lote, validade, pedido e pagamento ficam fora do módulo.
- A lista orienta a compra; não confirma que ela ocorreu.
8. Feche a semana com permissão, isolamento e limites claros
Leia e altere estoque pelo fluxo autenticado da clínica. A API aplica a capacidade de insumos e as permissões de papel antes de consultar ou salvar; a tela esconder uma aba não seria proteção suficiente. O banco usa `tenantId` nas consultas e a transação de conclusão usa o usuário responsável. Assim, uma clínica não pode descobrir o saldo ou a receita de outra por uma busca conveniente.
No fechamento semanal, confira insumos ativos, fichas dos serviços que realmente aconteceram, avisos de mínimo, conclusões com conflito e mudanças auditadas. Separe uma falha de cadastro de uma falta real: a primeira pede revisão da receita; a segunda pede reposição. Não use uma métrica de estoque para afirmar que um procedimento foi lucrativo, porque a aplicação ainda não calcula custo financeiro automático para a receita.
O resultado esperado é uma explicação que a recepção consegue repetir: qual serviço consumiu qual quantidade, por que o saldo ficou abaixo do mínimo e quem decidiu repor. A Bia fornece cadastro, ficha, baixa transacional, aviso e lista. Ela não promete contagem perfeita, compra automática, integração contábil, fornecedor ou margem. Esses limites são parte do controle, não uma falha escondida.
- Permissão e tenant são verificados no servidor.
- Auditoria e estados ajudam a revisar a semana sem reescrever o passado.
- Estoque de insumos não é contabilidade, compras ou margem automática.
O que este controle faz — e o que continua fora
A Bia organiza insumos, fichas técnicas, consumo e reposição calculada. A página não promete compra, fornecedor, lote, validade, contabilidade ou custo automático.
- Insumo de serviço e produto vendido no PDV têm cadastros e estoques diferentes.
- A ficha técnica liga materiais ativos ao serviço e informa quantidade por atendimento.
- A conclusão válida bloqueia falta de saldo e não faz baixa parcial.
- A lista mostra a diferença até o mínimo; não cria pedido nem realiza pagamento.
- Contagem física, equivalência de unidades, lote, validade e custo continuam decisões da clínica.
Perguntas frequentes
Dúvidas sobre controlar insumos na estética
Qual é a diferença entre produto e insumo?
Produto pertence ao catálogo vendido no PDV. Insumo é material ligado à ficha técnica de um serviço e consumido quando um atendimento confirmado é concluído.
Como a quantidade é calculada?
A tela aceita até três casas decimais e envia milésimos inteiros. A mesma unidade escolhida pela clínica é usada para comparar saldo, mínimo e consumo.
O que ocorre quando falta material?
A conclusão retorna conflito de estoque insuficiente antes de atualizar qualquer material. A equipe precisa revisar o saldo ou a ficha; não há baixa parcial.
A lista de compras faz o pedido sozinha?
Não. Ela mostra o saldo abaixo do mínimo e o faltante calculado. Fornecedor, pedido, prazo e pagamento continuam fora do módulo.
Uma repetição baixa o estoque duas vezes?
Não. A conclusão usa bloqueio e o marcador de atendimento concluído. Uma tentativa repetida devolve o atendimento já processado sem novo consumo.
Teste o estoque com um procedimento fictício
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