Guía para la rutina de la clínica
¿Cómo organizar la agenda de una clínica estética?
Organiza la agenda con servicio, duración, profesional, zona horaria, disponibilidad, recursos y bloqueos; Bia revisa conflictos y lista de espera, pero no ofrece un calendario público de autoagenda sin límites.
La agenda de una clínica estética no es solo una cuadrícula de horas. Cada intervalo depende del servicio, del tiempo que ocupa, de la profesional, de la sala o equipo y de las pausas que la clínica decidió respetar. Cuando esos datos viven en calendarios separados, recepción ve un hueco aparente y descubre el conflicto demasiado tarde. Bia conecta la cita con la clienta, el servicio y la operación, calcula las fechas en la zona horaria configurada y vuelve a revisar el intervalo cuando alguien crea o reprograma una cita. Esta guía convierte ese comportamiento real en una rutina, sin prometer autoagenda pública, escala automática o disponibilidad que nunca se configuró.
- Vista de siete días filtrada por el día local de la clínica
- Servicio, duración y profesional revisados antes de reservar
- Reglas recurrentes de disponibilidad y bloqueos puntuales
- Salas y equipos preservados cuando una cita usa un recurso
- Estados de reprogramación, cancelación, cierre y ausencia
- Lista de espera con servicio, profesional y periodo deseado
1. Empieza con una sola fuente de verdad
Elige la agenda de la clínica como el lugar donde nace y cambia una cita. La pantalla web muestra una semana de siete días, permite elegir una fecha y lista las citas con hora, clienta, servicio, profesional y estado. Una conversación de WhatsApp puede iniciar una petición, pero la hora solo debe tratarse como real cuando la operación guarda la cita. Papel, hoja de cálculo y calendario personal pueden ayudar a revisar, pero no deben competir por el mismo hueco como fuentes independientes.
Una fuente única también hace posible el cambio de turno. Quien abre la clínica puede ver lo confirmado, cancelado, completado o marcado como ausencia sin unir mensajes de varios sitios. Si una regla existe solo en una nota, colócala en la configuración correspondiente antes de ocupar la agenda. El sistema no puede adivinar una sala, una profesional o una pausa que nadie registró.
- Abre y cierra el día en la misma agenda que registra las citas.
- Separa una nota auxiliar de la fuente operativa.
- Revisar la configuración es más seguro que reparar el conflicto después.
2. Registra servicio, duración y profesional juntos
El catálogo guarda nombre, precio, duración en minutos y estado activo del servicio. La duración determina cuándo termina la cita; no es solo una etiqueta de la tarjeta. Un procedimiento de treinta minutos y una sesión de noventa no pueden ocupar el mismo intervalo. Vincula el servicio con las profesionales que pueden realizarlo, porque la agenda necesita saber quién responde antes de ofrecer una opción.
Bia conserva el nombre y el precio como imagen de la cita mientras el catálogo puede cambiar para ventas futuras. Una profesional desactivada no recibe nuevas citas, aunque el historial antiguo siga apuntando a ese registro. Cuando recepción elige una profesional, revisa el vínculo y la duración antes de ofrecer la hora. Así evitas un encaje que parece posible en pantalla pero invade a la siguiente clienta.
- La duración del servicio determina el final de la cita.
- El vínculo servicio–profesional es una regla de capacidad.
- Desactivar una profesional no borra el historial existente.
3. Escribe la disponibilidad en la zona de la clínica
La disponibilidad recurrente se guarda por profesional, día de la semana y ventana de inicio y fin. El editor usa los días 0 a 6 y rechaza una ventana cuyo final no esté después del inicio. En vez de copiar horas para cada semana, conserva la regla semanal y usa un bloqueo puntual para vacaciones, festivos, comida o una excepción. Una clínica con varias sedes debe confirmar qué regla pertenece a la operación que se está organizando.
El tenant elige una zona horaria IANA y la agenda transforma la fecha civil y el reloj en esa zona antes de comparar una cita. El aviso mínimo y el margen de seguridad entre citas también participan; el flujo de IA usa por defecto 180 minutos de aviso y diez minutos de margen cuando la clínica no define otros valores. No compares el reloj del ordenador con UTC del servidor sin aplicar la zona configurada.
- Registra ventanas semanales por profesional, no por dispositivo.
- Usa la zona de la clínica para fechas, horas y filtros.
- Aviso y margen pueden bloquear un hueco aparentemente libre.
4. Trata salas, equipos y bloqueos como capacidad
Las salas y los equipos son recursos registrados en la clínica con nombre, tipo y estado activo. Cuando una cita lleva un recurso, la creación y la reprogramación comprueban si ese recurso ya está ocupado en el intervalo. La capa de datos usa bloqueo concurrente y una restricción de solapamiento para impedir dos citas confirmadas sobre el mismo recurso. Registrar un recurso no significa que todos los servicios lo necesiten; esa decisión pertenece a la operación real.
Los bloqueos puntuales pueden afectar a una profesional o a toda la clínica. El final debe ser posterior al inicio y la comprobación ocurre antes de guardar la cita. Vacaciones, pausa, mantenimiento de equipo y reunión dejan de ser un mensaje suelto cuando son un bloqueo con hora y motivo. Si la pausa se repite cada semana, cambia la disponibilidad; si es excepcional, no falsifiques la cuadrícula semanal.
- El recurso activo y la profesional correcta deben caber en el intervalo.
- Un bloqueo de toda la clínica se aplica aunque una persona esté disponible.
- El motivo del bloqueo explica por qué no se ofreció la hora.
5. Crea la cita y comprueba el encaje
Al crear, el equipo indica la clienta por registro o teléfono, servicio, profesional, fecha, hora y duración; puede marcar un encaje. El servidor valida tenant, clienta, servicio, profesional y recurso antes de insertar. También verifica conflictos, bloqueos y disponibilidad. Un encaje registra una excepción, no permite ignorar un conflicto de profesional o recurso ni promete una capacidad ilimitada.
El flujo de IA es más estricto: considera servicios activos y reservables, respeta el aviso y ofrece solo opciones que pasaron las reglas. Si falta disponibilidad o un servicio exige valoración, la respuesta debe pedir el dato o pasar la decisión al equipo. La página pública describe lo que el sistema valida; no vende un calendario abierto para que cualquiera elija horas sin ese contrato.
- Confirma clienta, servicio, profesional e intervalo antes de guardar.
- El encaje registra una excepción, pero no quita la protección contra conflictos.
- Servicio no reservable o valoración pendiente requiere orientación humana.
6. Reprograma, cancela y cierra sin borrar el pasado
Un cambio pasa por las mismas reglas de creación. La reprogramación comprueba aviso, límite de cambios, disponibilidad, bloqueos, profesional y recurso antes de actualizar la hora. Los recordatorios pendientes de la hora anterior se cancelan y se calculan los nuevos. Cancelar escribe su propio estado, conserva el motivo cuando se informa y detiene trabajos que ya no tienen sentido. Así un mensaje antiguo no parece una cita vigente.
Cerrar una cita y registrar una ausencia son operaciones distintas. El cierre puede consumir insumos en una transacción protegida y mantiene la hora en el historial; la ausencia se registra después del inicio según las reglas del módulo. El campo de estado sigue alimentando informes, NPS y constraints antiguas. Organizar la agenda es escoger el hecho correcto, no cambiar el significado de un estado para simplificar la pantalla.
- La reprogramación cancela recordatorios antiguos y calcula nuevos.
- Cancelación, cierre y ausencia tienen efectos diferentes.
- No borres el historial para que la semana parezca ordenada.
7. Usa la lista de espera y recordatorios con criterio
La lista de espera guarda clienta, servicio opcional, profesional opcional, periodo deseado y notas. Sus estados son esperando, avisada, reservada y cancelada. Cuando aparece un hueco, el motor busca una entrada compatible y envía un aviso; no reserva automáticamente ni convierte a la persona en una cita sin una acción posterior. Si la oferta expira o deja de estar disponible, la entrada puede volver a esperar.
Los recordatorios de 24 y 2 horas son opciones independientes. Los trabajos tienen una clave de idempotencia y pueden estar pendientes, enviados, suprimidos por horario silencioso, omitidos por atraso, no elegibles o cancelados por reprogramación/cancelación. Usa el estado para explicar qué ocurrió y no cuentes un mensaje enviado como asistencia. La lista abre una oportunidad; el recordatorio comunica una cita; ninguno reemplaza la decisión de recepción.
- Periodo, servicio y profesional hacen compatible una espera.
- Avisar de un hueco no es reservarlo ni confirmarlo automáticamente.
- El estado del trabajo es mejor evidencia que una impresión en la bandeja.
8. Termina la semana con una rutina comprobable
Al comenzar la semana, revisa profesionales activas, vínculos de servicio, duración, zona horaria, disponibilidad y bloqueos conocidos. Antes de cada día, compara la cuadrícula con las salas y equipos que realmente estarán disponibles. Durante las citas, trabaja desde la agenda para que reprogramación, cancelación, cierre, ausencia, lista de espera y recordatorios compartan historial. Al final del día, separa estados en lugar de sumarlo todo como actividad.
Elige medidas reproducibles: citas confirmadas, cancelaciones, reprogramaciones, ausencias, cierres, ofertas de lista y trabajos enviados. Declara periodo, zona y denominador antes de comparar semanas. Bia no garantiza escala automática, disponibilidad universal ni resultados económicos; ofrece comprobaciones y trazas para aprender con los datos propios. Si una regla no existe en el código, regístrala como oportunidad, no como promesa.
- La revisión semanal evita sorpresas de capacidad el día de la cita.
- Una métrica necesita periodo, zona y definición de estado.
- El equipo sigue a cargo de excepciones y decisiones clínicas.
Lo que esta organización hace — y lo que no promete
Esta guía describe reglas existentes de agenda, disponibilidad, capacidad y lista de espera. No inventa autoagenda pública, escala automática ni disponibilidad que la clínica nunca configuró.
- La agenda valida profesionales, servicios, duración, zona, conflictos, recursos y bloqueos registrados.
- Un encaje puede permitir una excepción de disponibilidad, pero no quita conflictos de profesional, recurso o bloqueo.
- La lista de espera avisa de un hueco compatible; no lo reserva automáticamente ni garantiza respuesta.
- Los recordatorios dependen de configuración, horario silencioso, elegibilidad, teléfono y proveedor conectado.
- Nada de esta página garantiza asistencia, ingresos, escala o resultados clínicos.
Preguntas frecuentes
Dudas sobre organizar la agenda
¿Qué debo organizar primero?
Usa una agenda como fuente operativa y registra servicio, duración, profesional, disponibilidad, zona, recursos y bloqueos antes de ofrecer un hueco.
¿La duración del servicio bloquea la agenda?
Sí. El servidor calcula el final con la duración y comprueba disponibilidad, margen, conflictos y bloqueos antes de guardar.
¿Puedo reservar fuera de la disponibilidad?
Un encaje puede registrar una excepción cuando se permite, pero los conflictos de profesional, recurso y bloqueo siguen rechazándose.
¿La lista de espera reserva el hueco sola?
No. Selecciona una entrada compatible y envía un aviso. La cita existe después de una acción autorizada que la registre.
¿Bia ofrece autoagenda pública?
La página no lo promete. El equipo o la secretaria por WhatsApp pueden operar la agenda según servicios, políticas y permisos existentes.
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