Guia para a rotina da clínica
Como organizar a agenda da clínica de estética?
Organize a agenda a partir de serviço, duração, profissional, fuso, disponibilidade, recursos e bloqueios; a Bia verifica conflitos e lista de espera, mas não oferece um calendário público de automarcação irrestrita.
Uma agenda de estética não é apenas uma grelha de horas. Cada intervalo depende do serviço, do tempo necessário, da profissional, da sala ou equipamento e das pausas que a clínica decidiu respeitar. Quando estes dados ficam em calendários separados, a receção vê uma hora aparentemente livre e descobre o conflito tarde demais. A Bia liga a marcação à cliente, ao serviço e à operação, calcula datas no fuso configurado e volta a verificar o intervalo quando alguém cria ou altera uma marcação. Este guia transforma o comportamento real numa rotina, sem prometer automarcação pública, escala automática ou disponibilidade que não foi registada.
- Semana de sete dias filtrada pelo dia local da clínica
- Serviço, duração e profissional verificados antes da marcação
- Regras recorrentes de disponibilidade e bloqueios pontuais
- Salas e equipamentos preservados quando a marcação usa um recurso
- Remarcação, cancelamento, conclusão e falta com estados próprios
- Lista de espera com serviço, profissional e período pretendido
1. Comece por uma fonte única de verdade
Escolha a agenda da clínica como o local onde a marcação nasce e muda. A página web mostra uma semana de sete dias, permite escolher uma data e lista marcações com hora, cliente, serviço, profissional e estado. A conversa no WhatsApp pode iniciar o pedido, mas a hora só deve ser tratada como existente depois de a operação gravar a marcação. Folha, papel e calendário pessoal podem ajudar na conferência, mas não devem disputar a mesma hora como fontes independentes.
Uma fonte única facilita também a passagem de turno. Quem abre a clínica consegue ver o que está confirmado, cancelado, concluído ou marcado como falta sem juntar mensagens de vários locais. Se uma regra estiver apenas numa nota, registe-a no cadastro ou na política correspondente antes de ocupar a grelha. A agenda não adivinha uma sala, uma profissional ou uma pausa que não foram informadas.
- Abra e feche o dia pela mesma agenda que regista a marcação.
- Separe uma nota auxiliar da fonte operacional.
- Confirmar o cadastro é melhor do que corrigir o conflito depois.
2. Registe serviço, duração e profissional em conjunto
O catálogo guarda nome, preço, duração em minutos e se o serviço está ativo. A duração determina o fim do intervalo quando a equipa cria uma marcação; não é apenas um detalhe do cartão. Um procedimento de trinta minutos e uma sessão de noventa minutos não podem ocupar a mesma grelha. Associe também o serviço às profissionais que o podem executar, porque a agenda precisa de saber quem responde antes de considerar uma opção.
A Bia conserva nome e preço como retrato da marcação, enquanto o cadastro pode mudar para vendas futuras. Uma profissional desativada não deve receber novas marcações, embora o histórico antigo continue ligado a ela. Quando a receção escolhe alguém, reveja a ligação ao serviço e a duração antes de oferecer a hora. Isto reduz encaixes que parecem caber no ecrã mas terminam depois da cliente seguinte.
- A duração determina o fim do atendimento.
- A ligação serviço–profissional é uma regra de capacidade.
- Desativar uma profissional não apaga o histórico criado.
3. Escreva a disponibilidade no fuso da clínica
A disponibilidade recorrente é guardada por profissional, dia da semana e faixa de início e fim. O cadastro usa dias de 0 a 6 e rejeita uma faixa cujo fim não seja posterior ao início. Em vez de copiar horas para todas as semanas, mantenha a regra semanal e use um bloqueio pontual para férias, feriados, almoço ou exceção. Uma clínica com vários espaços deve confirmar qual regra pertence à operação em causa.
A clínica escolhe um fuso IANA e a agenda transforma a data civil e o relógio nessa configuração antes de comparar uma marcação. A antecedência mínima e o intervalo de segurança entre atendimentos também contam; os valores padrão do fluxo de IA são 180 minutos de antecedência e 10 minutos de intervalo quando não há outros definidos. Não compare a hora do computador com UTC sem aplicar o fuso configurado.
- Registe faixas semanais por profissional, não por dispositivo.
- Use o fuso da clínica em datas, horas e filtros.
- Antecedência e intervalo podem bloquear uma hora aparentemente livre.
4. Trate salas, equipamentos e bloqueios como capacidade
Salas e equipamentos são recursos registados na clínica, com nome, tipo e estado ativo. Quando uma marcação recebe um recurso, a criação e a remarcação verificam se esse recurso já está ocupado no intervalo. A camada de dados usa bloqueio concorrente e uma restrição de sobreposição para não permitir duas marcações confirmadas no mesmo recurso. Registar um recurso não significa que todos os serviços o exigem; essa decisão vem da operação.
Bloqueios pontuais podem aplicar-se a uma profissional ou a toda a clínica. O intervalo tem de terminar depois de começar e é verificado antes de guardar a marcação. Férias, pausa, manutenção de equipamento e reunião deixam de ser uma mensagem solta quando passam a ser um bloqueio com hora e motivo. Se a pausa é recorrente, ajuste a disponibilidade; se é excecional, não falsifique a grelha semanal.
- Recurso ativo e profissional correta precisam de caber no intervalo.
- Um bloqueio da clínica aplica-se mesmo com disponibilidade individual.
- O motivo do bloqueio explica por que a hora não foi oferecida.
5. Crie a marcação e confirme o encaixe
Na criação, a equipa indica a cliente por cadastro ou telefone, serviço, profissional, data, hora e duração; pode assinalar um encaixe. O servidor valida tenant, cliente, serviço, profissional e recurso antes de inserir. Confere ainda conflitos, bloqueios e disponibilidade. Um encaixe é uma exceção registada, não uma licença para ignorar conflito de profissional ou recurso nem uma confirmação de capacidade ilimitada.
O fluxo de IA é mais restrito: considera apenas serviços ativos e agendáveis, respeita antecedência e oferece opções que passaram pelas regras. Se não existir disponibilidade ou se o serviço exigir avaliação, a resposta deve pedir o dado em falta ou passar à equipa. A página descreve o que o sistema valida; não vende um calendário aberto para qualquer pessoa escolher horas sem esse contrato.
- Confirme cliente, serviço, profissional e intervalo antes de guardar.
- Encaixe regista uma exceção, não remove a trava de conflito.
- Serviço não agendável ou avaliação pendente pede orientação humana.
6. Remarque, cancele e conclua sem apagar o passado
Uma alteração passa pelas mesmas regras da criação. A remarcação verifica antecedência, limite de alterações, disponibilidade, bloqueios, profissional e recurso; só depois atualiza a hora. Os lembretes pendentes da hora antiga são cancelados e os novos calculados. Cancelar muda o estado próprio, guarda o motivo quando indicado e interrompe trabalhos que perderam sentido. Assim, uma mensagem antiga não continua a parecer um compromisso atual.
Concluir um atendimento e registar uma falta são ações diferentes. A conclusão pode consumir consumíveis numa operação protegida e deixa a hora no histórico; a falta só é registada depois do início, conforme as regras do módulo. O campo de estado continua a ser usado por relatórios, NPS e constraints antigas. Organizar a agenda é escolher o evento correto, não trocar o significado de um estado para simplificar o ecrã.
- A remarcação cancela lembretes antigos e calcula novos.
- Cancelamento, conclusão e falta têm efeitos diferentes.
- O histórico não deve ser apagado para corrigir a semana.
7. Use lista de espera e lembretes com critério
A lista de espera guarda cliente, serviço opcional, profissional opcional, período pretendido e notas. Os estados são em espera, avisada, marcada e cancelada. Quando surge uma vaga, o motor procura uma entrada compatível e envia um aviso; não reserva automaticamente nem transforma a pessoa em marcada sem uma ação posterior. Se a oferta expirar ou ficar indisponível, a entrada pode regressar à espera para outra tentativa.
Os lembretes de 24 horas e 2 horas são escolhas independentes. Os trabalhos têm uma chave de idempotência e podem aparecer como pendentes, enviados, suprimidos pelo silêncio, ignorados por atraso, inelegíveis ou cancelados por alteração/cancelamento. Use o estado para explicar o que aconteceu, sem contar um envio como presença. A lista abre uma oportunidade; o lembrete comunica uma marcação; nenhum substitui a decisão da receção.
- Período, serviço e profissional tornam a espera compatível.
- Avisar uma vaga não é reservar nem confirmar automaticamente.
- O estado do trabalho é melhor evidência do que uma impressão na caixa de saída.
8. Termine a semana com uma rotina verificável
No início da semana, confirme profissionais ativas, ligações de serviço, duração, fuso, disponibilidade e bloqueios conhecidos. Antes de cada dia, compare a grelha com salas e equipamentos realmente disponíveis. Durante o atendimento, opere pela agenda para que remarcação, cancelamento, conclusão, falta, lista de espera e lembretes mantenham o mesmo histórico. No fim do dia, separe os estados em vez de somar tudo como movimento.
Escolha métricas reproduzíveis: marcações confirmadas, cancelamentos, alterações, faltas, conclusões, ofertas de lista de espera e trabalhos enviados. Declare período, fuso e denominador antes de comparar semanas. A Bia não garante escala automática, disponibilidade universal ou resultado financeiro; oferece validações e trilhos para a clínica aprender com os próprios dados. Quando uma regra não existe no código, registe-a como oportunidade e não como promessa.
- A revisão semanal evita corrigir capacidade no próprio dia.
- Uma métrica precisa de período, fuso e definição de estado.
- A equipa continua responsável pelas exceções e decisões clínicas.
O que esta organização faz — e o que não promete
Este guia descreve regras existentes de agenda, disponibilidade, capacidade e lista de espera. Não inventa automarcação pública, escala automática nem disponibilidade que a clínica não registou.
- A agenda valida profissionais, serviços, duração, fuso, conflitos, recursos e bloqueios registados.
- Um encaixe pode abrir uma exceção de disponibilidade, mas não remove conflito de profissional, recurso ou bloqueio.
- A lista de espera avisa uma vaga compatível; não reserva automaticamente nem garante resposta.
- Os lembretes dependem de configuração, horário silencioso, elegibilidade, telefone e fornecedor.
- Nenhuma regra desta página garante presença, receita, escala ou resultado clínico.
Perguntas frequentes
Dúvidas sobre organizar a agenda
O que devo organizar primeiro?
Use uma agenda como fonte operacional e registe serviço, duração, profissional, disponibilidade, fuso, recursos e bloqueios antes de oferecer uma hora.
A duração do serviço bloqueia a agenda?
Sim. O servidor calcula o fim com a duração e verifica disponibilidade, intervalo, conflitos e bloqueios antes de guardar.
Posso marcar fora da disponibilidade?
Um encaixe pode registar uma exceção quando permitido, mas conflitos de profissional, recurso e bloqueios continuam a ser rejeitados.
A lista de espera reserva uma vaga sozinha?
Não. Seleciona uma entrada compatível e envia um aviso. A marcação só existe depois de uma ação autorizada a gravar o atendimento.
A Bia tem automarcação pública?
A página não promete isso. A equipa ou a secretária no WhatsApp podem operar a agenda conforme serviços, políticas e permissões existentes.
Teste a organização com a rotina real da clínica
Registe serviços, profissionais e horários de teste para conferir conflitos, lembretes e estados antes da agenda real.
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