Relacionamento sem perder o contexto
CRM para clínica de estética: leads e relacionamento
A Bia reúne cadastro de clientes, origem, estágio do relacionamento, resumo, histórico e conversas do WhatsApp para a equipe acompanhar cada lead sem confundir CRM com prontuário clínico.
O CRM começa na ficha de cliente e termina na conversa que a equipe realmente consegue acompanhar. A busca usa dados da própria clínica, as mudanças são protegidas no servidor e a separação por clínica continua valendo em cada leitura e alteração.
- Origem e estágio para acompanhar o relacionamento
- Busca por nome, nome usado no WhatsApp ou telefone
- Importação, exportação e mesclagem de duplicados
- Conversas com alternância entre IA e atendimento humano
O cadastro deixa cada lead encontrável
A tela de clientes lista os cadastros aos quais a pessoa logada tem acesso e ordena os mais recentemente atualizados. A busca é feita no servidor por nome completo, nome usado no WhatsApp ou telefone; quando há um termo, ele não fica limitado aos primeiros registros carregados. O resultado traz também a contagem de faltas para dar contexto operacional sem transformar esse número em uma pontuação comercial.
Uma cliente pode ser criada com nome e WhatsApp, editada depois e ligada aos registros que já existem na operação. O telefone é normalizado e protegido por uma trava transacional antes de aceitar a alteração, para que dois cadastros da mesma clínica não ocupem o mesmo número por uma corrida de requisições.
- Busca server-side em até 100 resultados
- Nome, WhatsApp e telefone como chaves de procura
- Telefone duplicado é recusado antes de salvar
Origem e estágio para acompanhar o relacionamento
O cadastro guarda a origem informada para o contato — indicação, Instagram, Google, porta ou outra — e um estágio do funil que a equipe pode atualizar. Os estágios reais são novo lead, interessada em procedimento, avaliação agendada, procedimento agendado, pós-procedimento e reclamação. Eles ajudam a localizar o momento da relação; não são uma promessa de automação de vendas.
A alteração de estágio e origem passa pelo contrato do catálogo, é vinculada ao tenant e entra no histórico de auditoria com o antes e o depois. Uma indicação também pode ligar uma cliente à outra e alimentar o fluxo de fidelidade, mas a origem não é reescrita silenciosamente quando a equipe informa um valor explícito.
- Cinco origens mantidas no contrato
- Seis estágios que existem no painel
- Mudanças auditadas por clínica e usuário
Importar e exportar não precisa apagar a carteira
Para começar com uma carteira existente, a importação aceita lotes de uma até 500 clientes com nome, telefone e data de nascimento. O servidor normaliza o telefone, ignora o que já está cadastrado e devolve quantos registros entraram e quantos foram pulados. O limite do lote existe para que uma planilha grande não vire uma operação sem controle.
A exportação é um CSV protegido por permissão e registrado em auditoria. Ela inclui os campos de relacionamento que a clínica precisa revisar, como nome, WhatsApp, estágio, temperatura e data de criação. Exportar não cria uma cópia pública nem libera dados de outra clínica: o escopo do tenant é aplicado antes da consulta.
- Lotes de importação entre 1 e 500 clientes
- Duplicados por telefone são pulados
- CSV de saída exige permissão e deixa auditoria
Mesclar duplicados preserva o histórico que importa
Quando a mesma pessoa aparece duas vezes, a equipe escolhe um cadastro sobrevivente e confirma a mesclagem em uma ação reforçada. O servidor trava os dois registros em ordem determinística, move conversas, agendamentos, pacotes, vendas, fotos, notas, termos e formulários para o sobrevivente e grava a trilha da operação. A linha de mesclagem continua existindo mesmo depois que o cadastro duplicado deixa de existir.
Nome e estágio podem ser escolhidos entre sobrevivente e mesclada; os demais vínculos continuam apontando para uma única cliente. A ação não é um recurso de apagar e refazer: é uma correção auditada para que o relacionamento e o cuidado realizado não se dividam em duas fichas.
- Dupla confirmação antes da operação
- Histórico comercial, clínico e de conversa é reencaminhado
- Decisões de nome e estágio ficam registradas
O resumo ajuda a retomar a conversa, sem virar prontuário
A ficha pode exibir um resumo de memória e uma pessoa autorizada pode corrigi-lo informando o novo texto e o motivo. Cada correção cria uma revisão com o resumo anterior, o novo valor, a origem humana e o motivo; o servidor também deixa o registro de auditoria. Isso dá à equipe um ponto de partida quando uma conversa volta depois de alguns dias.
Resumo de relacionamento não é diagnóstico nem substitui avaliação clínica. Alergias, termos, fotos, notas de atendimento e a linha do tempo pertencem ao prontuário e aos módulos de anamnese. O CRM aponta para a cliente certa; não inventa uma ficha clínica para preencher o espaço.
- Correção humana exige motivo
- Revisões preservam antes e depois
- Prontuário e anamnese continuam separados
O Inbox liga o cadastro à conversa do WhatsApp
A caixa de entrada mostra até 50 conversas da clínica, ordenadas pela última mensagem, com nome, telefone, prévia, não lidas e modo atual da IA. Ao abrir uma conversa, a equipe consulta até 50 mensagens e pode carregar somente as novas desde a última data. Atualizações em tempo real e polling de reconciliação protegem a tela contra uma resposta antiga substituir uma mais recente.
Mensagens recebidas e enviadas aparecem com mídia, contato, localização quando disponível e estado de entrega. O envio humano passa por uma chave opcional de idempotência, registra a intenção antes de falar com o provedor e não repete uma mensagem quando a mesma solicitação volta. Se o provedor responder de forma ambígua, o recibo fica marcado para a equipe conferir.
- Até 50 conversas e 50 mensagens por carregamento
- Polling e realtime reconciliam o histórico
- Entrega e falha ficam visíveis
IA e equipe podem trocar o comando com registro
Se a conversa estiver no modo ativo, a equipe pode assumir o atendimento. O servidor grava quem assumiu, pausa a IA para aquela conversa e registra o evento de takeover; liberar devolve o modo ativo e limpa o responsável. Uma resposta humana também assume automaticamente, para a IA não responder por cima do que a pessoa acabou de escrever.
Quando outra pessoa já assumiu a conversa, o envio recebe um conflito explícito em vez de criar duas respostas concorrentes. A tela recarrega a lista e mostra o estado atualizado. O fluxo não é um funil automático nem uma promessa de conversão: é uma ponte verificável entre o lead, a equipe e o histórico de mensagens.
- Takeover e liberação são ações auditadas
- Resposta humana pausa a IA automaticamente
- Conflito de responsável não é escondido
O que este CRM resolve — e o que fica para uma evolução
A Bia organiza o relacionamento que já existe no cadastro e no WhatsApp. Ela não deve ser descrita como algo que o código ainda não implementou.
- Há origem e estágios, mas não há pontuação automática de lead, probabilidade de fechamento ou próxima tarefa gerada pelo sistema.
- Há busca, resumo, histórico e mesclagem; não há integração com um CRM externo, e-mail ou outro canal além dos fluxos existentes.
- O Inbox alterna IA e humano e registra mensagens, mas não promete resposta automática para toda situação nem entrega garantida do WhatsApp.
- Resumo de memória, prontuário, anamnese e consentimento são dados diferentes; o CRM não substitui registro clínico.
- Importar, exportar e mesclar são ações protegidas por permissão e escopo da clínica, não uma carteira pública de contatos.
Perguntas frequentes
Como usar o CRM na rotina da clínica
O CRM tem funil de vendas?
Ele guarda seis estágios reais do relacionamento e a origem do contato para a equipe acompanhar a carteira. A versão atual não move leads sozinha, não calcula score e não cria tarefas automáticas.
Consigo procurar uma cliente pelo WhatsApp?
Sim. A busca do servidor aceita nome completo, nome usado no WhatsApp ou parte do telefone e devolve os cadastros aos quais a pessoa logada tem acesso.
Posso importar minha planilha?
Sim, em lotes de até 500 clientes com nome, telefone e data de nascimento. Telefones já cadastrados são pulados e o servidor devolve os totais importados e ignorados.
O CRM é o mesmo que o prontuário?
Não. O CRM acompanha origem, estágio, resumo e conversas. Anamnese, alergias, termos, fotos e notas do atendimento ficam nos módulos clínicos e continuam ligados à cliente correta.
A equipe consegue assumir uma conversa da IA?
Sim. O takeover pausa a IA para aquela conversa e registra a pessoa responsável; liberar devolve o modo ativo. Uma resposta humana também assume automaticamente para evitar respostas sobrepostas.
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