Relação sem perder o contexto
CRM para clínica de estética: leads e relação
A Bia reúne o cadastro de clientes, a origem, a fase da relação, o resumo, o histórico e as conversas do WhatsApp para a equipa acompanhar cada lead sem confundir CRM com prontuário clínico.
O CRM começa na ficha da cliente e termina na conversa que a equipa consegue acompanhar. A pesquisa usa dados da própria clínica, as alterações são protegidas no servidor e a separação entre clínicas vale em cada leitura e alteração.
- Origem e fase para acompanhar a relação
- Pesquisa por nome, nome usado no WhatsApp ou telefone
- Importação, exportação e união de duplicados
- Conversas com alternância entre IA e atendimento humano
O cadastro deixa cada lead encontrável
A área de clientes lista os registos a que a pessoa tem acesso e ordena os mais recentemente alterados. A pesquisa é feita no servidor por nome completo, nome usado no WhatsApp ou telefone; não fica limitada aos primeiros registos. O resultado traz também o número de faltas para dar contexto operacional, sem transformar esse número numa pontuação comercial.
Uma cliente pode ser criada com nome e WhatsApp, editada depois e ligada aos registos já existentes. O telefone é normalizado e protegido por uma trava transacional antes da alteração, para que dois cadastros da mesma clínica não usem o mesmo número numa corrida de pedidos.
- Pesquisa server-side em até 100 resultados
- Nome, WhatsApp e telefone como chaves de pesquisa
- Telefone duplicado é recusado antes de guardar
Origem e fase para acompanhar a relação
O cadastro guarda a origem indicada para o contacto — recomendação, Instagram, Google, porta ou outra — e uma fase da relação que a equipa pode alterar. As fases reais são novo lead, interessada em procedimento, avaliação marcada, procedimento marcado, pós-procedimento e reclamação. Ajudam a localizar o momento da relação; não são automação de vendas.
A alteração de fase e origem passa pelo contrato do catálogo, fica ligada ao tenant e entra no histórico de auditoria com antes e depois. Uma recomendação pode ligar uma cliente a outra e alimentar a fidelização, mas a origem não é reescrita em silêncio quando a equipa informa um valor explícito.
- Cinco origens no contrato
- Seis fases que existem no painel
- Alterações auditadas por clínica e utilizador
Importar e exportar não precisa de apagar a carteira
Para começar com uma carteira existente, a importação aceita lotes de uma a 500 clientes com nome, telefone e data de nascimento. O servidor normaliza o telefone, ignora o que já está registado e devolve quantos entraram e quantos foram ignorados. O limite evita que uma folha grande se transforme numa operação sem controlo.
A exportação é um CSV protegido por permissão e registado em auditoria. Inclui campos de relação que a clínica precisa de rever, como nome, WhatsApp, fase, temperatura e data de criação. O escopo do tenant é aplicado antes da consulta.
- Lotes entre 1 e 500 clientes
- Duplicados pelo telefone são ignorados
- CSV exige permissão e deixa auditoria
Unir duplicados preserva o histórico importante
Quando a mesma pessoa aparece duas vezes, a equipa escolhe um registo sobrevivente e confirma a união numa ação reforçada. O servidor bloqueia os dois registos em ordem determinística, move conversas, marcações, pacotes, vendas, fotografias, notas, termos e formulários para o sobrevivente e guarda a trilha. A linha da união continua depois de o duplicado deixar de existir.
Nome e fase podem ser escolhidos entre sobrevivente e unido; os restantes vínculos apontam para uma única cliente. A ação é uma correção auditada, não apagar e recriar.
- Dupla confirmação antes da operação
- Histórico comercial, clínico e de conversa é encaminhado
- Decisões de nome e fase ficam registadas
O resumo ajuda a retomar a conversa sem virar prontuário
A ficha pode mostrar um resumo de memória e uma pessoa autorizada pode corrigi-lo indicando o novo texto e o motivo. Cada correção cria uma revisão com o resumo anterior, o novo valor, a origem humana e o motivo; o servidor também deixa auditoria.
Resumo de relação não é diagnóstico nem substitui avaliação clínica. Alergias, termos, fotografias, notas de atendimento e a linha temporal pertencem ao prontuário e à anamnese. O CRM aponta para a cliente certa e não inventa uma ficha clínica.
- Correção humana exige motivo
- Revisões preservam antes e depois
- Prontuário e anamnese continuam separados
A Inbox liga o cadastro à conversa do WhatsApp
A caixa de entrada mostra até 50 conversas da clínica, ordenadas pela última mensagem, com nome, telefone, prévia, não lidas e modo atual da IA. Ao abrir uma conversa, a equipa consulta até 50 mensagens e pode carregar apenas as novas. Atualizações em tempo real e polling protegem a tela contra uma resposta antiga substituir uma recente.
Mensagens recebidas e enviadas aparecem com media, contacto, localização quando disponível e estado de entrega. O envio humano usa uma chave opcional de idempotência, regista a intenção antes do provedor e não repete uma mensagem quando o mesmo pedido volta.
- Até 50 conversas e 50 mensagens por carregamento
- Polling e realtime reconciliam o histórico
- Entrega e falha ficam visíveis
IA e equipa podem trocar o comando com registo
Se a conversa estiver no modo ativo, a equipa pode assumir o atendimento. O servidor regista quem assumiu, pausa a IA e regista o takeover; libertar devolve o modo ativo. Uma resposta humana também assume automaticamente.
Quando outra pessoa já assumiu, o envio recebe um conflito explícito em vez de criar duas respostas. O fluxo não é um funil automático nem uma promessa de conversão: é uma ponte entre lead, equipa e histórico.
- Takeover e libertação são ações auditadas
- Resposta humana pausa a IA automaticamente
- Conflito de responsável não é escondido
O que este CRM resolve — e o que fica para uma evolução
A Bia organiza a relação que já existe no cadastro e no WhatsApp. Não deve ser descrita como algo que o código ainda não implementou.
- Há origem e fases, mas não há pontuação automática, probabilidade de fecho ou próxima tarefa gerada pelo sistema.
- Há pesquisa, resumo, histórico e união; não há integração com CRM externo, email ou outro canal além dos fluxos existentes.
- A Inbox alterna IA e humano e regista mensagens, mas não promete resposta automática para toda situação nem entrega garantida do WhatsApp.
- Resumo de memória, prontuário, anamnese e consentimento são dados diferentes; o CRM não substitui registo clínico.
- Importar, exportar e unir são ações protegidas por permissão e pelo âmbito da clínica.
Perguntas frequentes
Como usar o CRM na rotina da clínica
O CRM tem funil de vendas?
Guarda seis fases reais da relação e a origem do contacto. A versão atual não move leads sozinha, não calcula score e não cria tarefas automáticas.
Consigo procurar uma cliente pelo WhatsApp?
Sim. A pesquisa do servidor aceita nome completo, nome usado no WhatsApp ou parte do telefone e devolve os registos a que a pessoa tem acesso.
Posso importar a minha folha?
Sim, em lotes até 500 clientes com nome, telefone e data de nascimento. Telefones já registados são ignorados e o servidor devolve os totais.
O CRM é o mesmo que o prontuário?
Não. O CRM acompanha origem, fase, resumo e conversas. Anamnese, alergias, termos, fotografias e notas ficam nos módulos clínicos.
A equipa consegue assumir uma conversa da IA?
Sim. O takeover pausa a IA e regista a pessoa responsável; libertar devolve o modo ativo. Uma resposta humana também assume automaticamente.
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